Синий цвет — жесткие встречи, привязанные к точно определенному моменту.

Зеленый — бюджетируемые (плавающие) задачи.

Красный цвет — важное.

Желтый — личное.

Оранжевым цветом в верхней части календаря выделено многодневное событие.

Жесткие встречи в календаре мы будем выделять синим цветом. Синий — цвет строгости, дисциплины, четкого исполнения обязательств и соблюдения назначенного времени.

Многодневные события — продолжающиеся несколько дней и не требующие вашего личного участия в строго определенное время. Например:
—выставка: неплохо бы посетить, но не принципиально, в какой день и в какое время;
— командировка: нужно заранее иметь в виду;
— отпуск коллеги: знаем, что не сможем в это время к нему обращаться.

такие события изображаются горизонтальными полосами в верхней части календаря. Например, «Масленица в Петергофе» у Евгения Онегина. Не перепутаешь с жестко запланированными делами, но и не забудешь.

«Гибкие» задачи — дела, не имеющие жестко определенного момента выполнения.
такие задачи отображаются справа от календаря...

Бюджетируемые («плавающие») задачи — дела, не имеющие жесткого срока выполнения, но требующие выделения некоторого бюджета времени. Например:
— подготовить отчет — потребуется 2—3 часа;
— сделать слайды к презентации — потребуется около часа;
— написать статью — необходимо 2 часа.

Если задача не очень срочная или срочная, но требует небольшого времени (краткий телефонный звонок), мы записываем ее как гибкую, в «Задачи». Если же задача требует заметного ресурса времени (больше часа) и при этом является достаточно срочной, ее полезно занести в календарь в качестве бюджетируемой. Таким образом, мы сможем увидеть, хватает ли нам времени на ее исполнение, реалистично ли распределен наш рабочий день. Чтобы отличить бюджетируемые задачи от жестких встреч, будем выделять их зеленым цветом.

Правила планирования недели
С разделом «Календарь» нужно работать ежедневно. Утром просматривайте список гибких задач в панели задач справа от календаря. Если какая-то из них стала достаточно срочной и требует не менее часа на выполнение — создавайте вместо гибкой задачи бюджетируемую («плавающую»).

Закончив любое крупное дело, заглядывайте в «Календарь». Вы увидите приближающиеся жесткие встречи или «плавающие» задачи и определите, чем сейчас целесообразно заняться.

Занимайте жесткими встречами и плавающими задачами не более 60% рабочего дня. Не менее 40% должно оставаться на различные непредвиденные обстоятельства — и внутренние, и внешние.

класс...сделаю что-то в этом духе =)))