Я делю все задачи на четыре части:
1) Текучка
2) Потоки
3) Аврал
4) Повышение качества

Текучка, это то, что я пообещал сделать, и за что я отвечаю. Это часть времени гарантированно сожранная. Её ничто касаться не может.
Потоки - это задачи (чаще всего - цепочки задачи), которые я взял, но могу снять в любой момент.
Аврал - это какие-то дополнительные задачи, которые могут неожиданно возникнуть.
Повышение качества - это задачи, которые хорошо влияют на общую производительность (например - исследования рынка, самообучение или тупо выспаться) но которые можно при этом вообще не выполнять.

Моя идея управления временем выглядит так:
Пункты 1 и 2 в сумме должны занимать не больше 65% рабочего времени.
Оставшиеся 35% - идёт на аврал, либо на повышение качества (если аврала нет)

Если 1+2 занимают меньше времени - значит надо добавить потоков.
Если больше - надо убрать часть потоков.
Текучка должна занимать не больше трети от общего времени. Меньше - можно. Больше - опасно, и значит надо как-то трансформировать свою работу, постепенно заранее передавать часть текучки на кого-то другого.
Аврал тоже не может занимать больше трети (за исключением каких-то отдельных дней, которые могут быть чисто авральными). Опять же - если больше, то надо трансформировать работу заранее.